Основные советы по использованию Microsoft Office 365 для малого бизнеса

Microsoft 365 — это облачное программное обеспечение, позволяющее эффективно вести бизнес. Он предлагает лучшие в своем классе облачные сервисы, такие как One Drive, Microsoft Teams, Outlook, Skype для бизнеса, Word, PowerPoint и т. д. Вы можете получить доступ к этим инструментам, не выходя из дома. Для ведения бизнеса вам потребуется только стабильное подключение к Интернету. Конечно, любой бизнес целенаправлен. Ан оперативный бизнес-план помогает выполнять повседневную деятельность для достижения целей и амбиций компании. С Office 365 стало намного проще выполнять эффективный операционный бизнес-план, который гарантирует, что все члены команды осознают свои индивидуальные обязанности.

Office 365 — это пакет на основе подписки. Как и другие продукты SaaS, Office 365 имеет платную подписку. Вы получите доступ к его приложениям и инструментам в зависимости от выбранного вами плана. После регистрации вы сможете начать работу над задачами, связанными с бизнесом. Здесь мы перечисляем несколько важных советов по использованию Microsoft Office 365 для малого бизнеса.

Основные советы по использованию Microsoft Office 365

1. Используйте приложения и инструменты на любом устройстве.

Даже если ваш бизнес небольшой, для достижения успеха он требует, чтобы вы постоянно оставались на связи. Облачная технология Microsoft 365 позволяет членам вашей команды использовать ее функции и приложения на любом устройстве и в любом месте. Ваша команда может получить доступ ко всем бизнес-документам, презентациям, электронным письмам и т. д. Если вы приобрели премиум-план, вы можете использовать все инструменты, такие как Outlook, Teams, Word, PowerPoint и т. д.

2. Сортировка писем

Когда вы откроете свой почтовый ящик, вы увидите две вкладки: «Отсортированные» и «Другое». С помощью функции «Фокусированные входящие» вы можете расставить приоритеты для важных писем. Он сортирует электронные письма на основе содержания и писем, которые вы открываете ежедневно. Другие незначительные электронные письма будут перенесены на вкладку «Другое».

3. Игнорируйте письма с надписью «Ответить на все»

Если ваш почтовый ящик загружен большим количеством писем, Office 365 предложит вам «Ответить на все» письма. Конечно, ответ на все электронные письма, даже на те, которые для вас неважны, займет много времени. Чтобы игнорировать «ответить всем», вам нужно нажать кнопку «Домой» и выбрать опцию «Игнорировать». Если вы захотите отключить эту функцию позже, просто перейдите в раздел «Дополнительно» и выберите «Перестать игнорировать».

4. Используйте интеллектуальный поиск

Если вы используете приложение Word в Office 365 и вам нужно что-то найти в Интернете, вы можете использовать его функцию интеллектуального поиска. Вместо того, чтобы тратить время на переключение вкладок, вы можете быстро выполнить поиск с помощью Smart Lookup. Чтобы использовать его, щелкните правой кнопкой мыши любое слово и выберите «Умный поиск».

5. Регулярно контролируйте лицензии

Если сотрудник покидает Office 365, передайте его лицензию новому сотруднику, а не покупайте новую лицензию. Это сэкономит вам сумму.

6. Используйте функцию OneNote в Outlook, чтобы запоминать собрания.

Вы не сможете ничего забыть, если используете приложение OneNote для Microsoft 365. OneNote — это напоминание, с помощью которого вы можете преобразовать свои заметки в элементы календаря, чтобы никогда не пропускать сроки, встречи, напоминания и т. д.

7. Отключите старые учетные записи

Всегда отключайте учетные записи сотрудников, которые ранее работали в вашей компании. Это необходимо для того, чтобы только ныне работающие сотрудники имели разрешение на использование персонала компании.

8. Используйте сочетания клавиш

Если вы работаете в Word или Excel, вам следует помнить сочетания клавиш, чтобы сэкономить время и легко перемещаться по электронным таблицам и файлам Word.

9. Отправляйте электронные письма с помощью Microsoft Teams

Вы можете повысить свою продуктивность с помощью Teams. Вы можете отправлять электронные письма прямо в Teams и просматривать их всей командой. Для этого вам нужно нажать кнопку «Получить адрес электронной почты». Этот адрес следует скопировать и вставить в электронное письмо, которое вы отправляете на канал. Таким образом, вы никого не пропустите.

10. Сохраняйте важные элементы из чатов

Часто случается, что, когда вы хотите узнать важные предметы, вы прокручиваете страницу вниз и теряете время. Это замечательная функция Microsoft 365: вы можете добавлять в закладки важные элементы. Выберите опцию «Пометить» после нажатия на элемент, который вы хотите сохранить. Это сохранит ваши вещи в безопасности. Чтобы проверить сохраненные элементы, нажмите кнопку «Сохранено» под значком вашего профиля.

11. Используйте планировщик Microsoft

С помощью Microsoft Planner вы можете организовывать различные задачи. Вы можете вести учет сроков выполнения, карточек и создавать группы, чтобы сосредоточиться на наиболее важных действиях.

12. Настройка OneDrive

Если вы управляете малым бизнесом, важно помнить о месте для хранения. Поместите свои важные документы в одно место, чтобы легко получить к ним доступ. OneDrive предоставляет дисковое пространство объемом 1 ТБ. Этого места достаточно для организации и сохранения ваших электронных писем, счетов, фотографий и т. д.

Эти советы побудят ваших работников полностью использовать каждый инструмент.