Организация и проведение виртуального мероприятия во время пандемии

На фоне роста глобальной пандемии COVID-19 мир никогда не видел такой быстрой реакции на собрания людей по особым случаям и событиям.

Сильнее всего пострадали организации, занимающиеся организацией мероприятий, поскольку эффект коснулся их не месяцев, а дней. Мир в целом стал другим местом, чем он был до конца квартала 2019 года.

После этой беспрецедентной паники большинство мероприятий было либо отменено, либо отложено, и даже у компаний не было планов действий на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы исправить ситуацию.

На сцене нового сценария организаторы мероприятия оказались совсем в другой игре. Организаторы мероприятий обнаружили, что им приходится реорганизовывать и оптимизировать одни и те же мероприятия с помощью технологий, и теперь на разных онлайн-платформах проводится еще большее количество мероприятий.

Введение

Виртуальное мероприятие использует коммуникационные технологии, позволяющие двум или более профессионалам взаимодействовать или сотрудничать, в отличие от физической встречи друг с другом. Организаторы мероприятия способствуют проведению этих встреч.

Стоимость виртуального мероприятия занимает очень мало времени по сравнению с физическим мероприятием, поскольку затраты на логистику и место проведения не требуются, но требуются усилия, чтобы поддерживать участие людей в Интернете.

Протестируйте и спланируйте систему заранее

Когда организация виртуального мероприятия, убедитесь, что программное и аппаратное оборудование не повреждено и находится в рабочем состоянии, чтобы избежать каких-либо проблем в одиннадцатый час. Убедитесь, что у вас как у организатора есть контрольный список всех требований клиента. Это может включать в себя то, что ваш клиент может захотеть, чтобы мероприятие было записано, или он или она может захотеть воспроизвести видео во время мероприятия.

В то же время вы должны быть уверены в том, сколько людей присоединяется к виртуальному мероприятию. Какова продолжительность мероприятия, сколько должно быть перерывов и т. д.

Нулевой компромисс по качеству

Время становится самым дефицитным и ценным ресурсом, и люди хотят проводить время с качественным опытом. В мире, где все становится виртуальным, качество никогда не должно обмениваться на меньшее или большее количество чего-то еще.

Как организатор мероприятий, предоставьте своим клиентам максимум удовольствия от виртуальных встреч. Все, от звука до изображения и первоклассных динамиков для мероприятий, должно быть вашим стремлением к лучшему. Организаторам приходится разными способами привлекать аудиторию и выслушивать ее отзывы. Чтобы оценить, насколько успешным является мероприятие, соберите отзывы и проведите множество опросов и опросов. Определите, где вы находитесь, и найдите возможности для улучшения.

Реклама мероприятия

Традиционный маркетинг и реклама переживают медленную смерть. Интернет-реклама или интернет-маркетинг — новая норма. Как организатор мероприятий, вам придется тесно сотрудничать с менеджерами по социальным сетям и онлайн-маркетологами, чтобы разработать маркетинговые стратегии, которые привлекут аудиторию к вашим мероприятиям, а также охватить все другие виды талантов, таких как модели и профессиональные ораторы, операторы и т. д. фотографы, которые украсят виртуальное мероприятие.

Более того, ваш веб-сайт должен быть профессионально создан и должен быть очень интуитивно понятным для навигации, помогая посетителям легко регистрироваться на мероприятия и оплачивать сборы с помощью надежных и простых способов оплаты.

Создавайте привлекательный контент

Это, пожалуй, самый важный совет, который вы можете получить по организации мероприятий. Вам следует больше сосредоточиться на содержании, чем на чем-либо еще, кроме технологий. Если ваш контент мощный и интересный, люди будут возвращаться к вам снова и снова.

Исследования показывают, что объем внимания будущего поколения людей находится в упадке. Помня об этом, сократите программу мероприятия на удобоваримые части. Конструктивные дебаты, содержательные дискуссии и выступления должны быть короткими и приятными.

Избегайте скучных вещей до минимума, если только это не суть мероприятия, оно должно быть тактично подано комично.

Технология – самое важное дело

Технология может сделать ваше мероприятие успешным или провальным. Если во время или до мероприятия в одном из компонентов вашей платформы для мероприятий возникает техническая проблема, она забирает все вместе. Успех вашего мероприятия во многом зависит от технологии и технического персонала, который его проводит.

Чтобы гарантировать, что мероприятие пройдет хорошо и гладко, убедитесь, что вы нанимаете опытных и талантливых технических и ИТ-специалистов и снабжаете их надежными и хорошо продуманными гаджетами, гарантируя, что ваша технологическая часть безопасна во время работы.

Мероприятия — это памятные моменты в жизни людей, и организатор мероприятия несет ответственность, а иногда и страсть, чтобы сделать его желанным. Организатор мероприятий должен убедиться, что люди, которые присоединяются к мероприятиям, проводят время с другими людьми и с вещами, которые им интересны, уникальным и приятным способом.